CASO DE ÉXITO: Scania celebra una reunión de pie en el taller

El fabricante de camiones sueco, tiene una plantilla de unos 39.000 empleados y desarrolla su actividad en más de 100 países. «La eficiencia de las reuniones virtuales es importante para nuestra forma de trabajar, tanto en los procesos de producción como en otras actividades de la empresa. Por eso, cuando se trata de soluciones de comunicación, nuestras exigencias de rendimiento y calidad son muy altas», afirma Robert Beiron, director mundial de servicios de telefonía de Scania. El sistema de telefonía que Scania ha instalado en Suecia y otros países europeos está completamente basado en IP desde hace ya algún tiempo. «El sistema de producción de Scania, que puede compararse con los principios de Lean, nos obliga a trabajar continuamente para “eliminar desperdicios” e implantar una estrategia de responsabilidad inteligente y descentralizada. Para ello es fundamental asegurarse de que todo el mundo esté bien informado, así que hemos instalado en los centros de producción salas de reuniones equipadas con teléfonos Konftel y micrófonos suspendidos del techo. Esto nos permite celebrar todos los días rápidas reuniones, sin ni siquiera sentarnos, en las que nos ponemos al día de lo que pasa en el centro, en los distintos departamentos y en las demás plantas del mundo», explica Robert Beiron.

Zonas de producción y oficinas

En Scania, tanto las zonas de producción como los espacios de oficina se han diseñado de manera que se puedan celebrar reuniones de forma sencilla y eficiente. Un 40 % de los 11.000 empleados de Södertälje trabaja en áreas distintas a la producción. «Trabajamos en oficinas abiertas con libre acceso a numerosos despachos y salas de reuniones de distintos tamaños donde podemos reunirnos. Estas salas están equipadas con dispositivos Konftel, lo que significa que puedes realizar inmediatamente una reunión a distancia con todas las personas que quieras. No tengo ni idea de cuántas reuniones a distancia se celebran cada día, pero como son una parte esencial de la forma de trabajar de Scania, siempre hay alguna en marcha. Utilizamos distintos modelos de teléfonos para conferencias de Konftel según las necesidades locales», añade Robert Beiron. «Konftel ofrece una versátil gama de modelos que se adapta perfectamente a nuestro sistema de telefonía IP». Robert Beiron, director mundial de servicios de telefonía de Scania.

Reuniones y documentos compartidos Lync

Scania mantiene una estricta política de viajes. Antes de viajar, hay que utilizar otras alternativas. Además del ahorro de costes también hay ventajas para los empleados, ya que no malgastan su tiempo en el viaje y están más cerca de casa al acabar la jornada. «Es muy importante poder compartir los documentos. Hablar sobre una presentación o un informe es mucho más sencillo cuando todo el mundo está viendo lo mismo. Sin embargo, raramente utilizamos la cámara para transmitir imágenes en directo en tiempo real. Ocupa demasiado ancho de banda y ralentiza la velocidad de transmisión general. Tampoco tiene mucho sentido ir a una reunión para estarse mirando unos a otros».

La calidad del sonido es importante

Durante las reuniones, el sistema Lync se conecta un a Konftel para mejorar la calidad del sonido. Una reunión entre personas de Hong Kong, Kolar (India) y Södertälje (Suecia), por ejemplo, puede suponer un buen reto lingüístico; por eso es muy importante que la calidad del sonido sea excelente. Las reuniones a distancia a través de Lync pueden compararse a una conferencia telefónica normal, con el valor añadido de que se puede utilizar el ordenador como una fuente rápida de imágenes. «En conclusión, se podría decir que las reuniones eficaces y eficientes forman parte de la vida diaria de la mayoría de las personas que trabajan en Scania. Nuestras soluciones tecnológicas están muy perfeccionadas y nos lo pensamos mucho antes de introducir cualquier cambio. No tenemos tiempo para problemas técnicos. Cuando los operadores pulsan el botón, esperamos que todo funcione exactamente como tiene que funcionar», comenta Robert Beiron.   Equipamiento:

• Telefonía basada en IP (Suecia y algunas regiones de Europa)
• Konftel 55W, Konftel 300, 300M y 300IP (varios cientos)
• Teléfonos móviles, teléfonos de sistema y ordenadores (con Lync)

Importante para Scania: Sencilla integración entre sistemas IP y otros equipos Inicio rápido y funcionamiento sencillo Excelente calidad de sonido, necesaria por las grandes distancias y los distintos idiomas Posibilidad de compartir especificaciones técnicas y otros documentos