CASO DE USO: Oficina - Agencia de Publicidad

El mercado cada vez es más exigente, la tecnología y los clientes demandan más servicios con el objetivo de conseguir una mayor excelencia empresarial. Este mes os presentamos el escenario de una oficina de 120 m2, Agencia de Publicidad y Comunicación, de 20 empleados de distintas características, freelance, teletrabajo, trabajadores a tiempo parcial, jornada completa, comerciales,… En esta empresa tipo se atienden necesidades comunicativas y creativas a nivel nacional e internacional. Todas estas características y el carácter de adelantarse a los cambios hace que sea una empresa que se adapta al entorno incorporando innovadoras tecnologías para ser más productiva, conectada y actual.

COMUNICACIONES

Es vital la elección de una solución de comunicaciones unificadas y de colaboración. En el entorno actual de comunicaciones, en el lugar de trabajo que cambia rápidamente, las soluciones OpenTouch de Alcatel-Lucent Enterprise ofrecen vías de transformación fluidas y evolutivas para la telefonía de la empresa. Combinan innovación con características que permiten soportar la emergente cultura BYOD (“bring your own device”) y el paso a servicios basados en la nube. OpenTouch integra la movilidad como elemento natural en las experiencias de comunicación, colaboración, uso compartido, multitarea y multimedia de los usuarios. La movilidad proporciona a empleados trabajar de forma ininterrumpida, acceso a recursos centralizados en cualquier momento, desde cualquier sitio y dispositivo. Los empleados virtuales pueden celebrar de forma efectiva sesiones individuales entre dos personas, entre una y varias personas o en un grupo de trabajo interactivo, ya que la distancia entre los empleados no supone un obstáculo.  

Un sistemas de comunicaciones completo y escalable que responde a todas las necesidades

INFRAESTRUCTURA DE RED Y WIFI

Para afrontar este reto, Alcatel-Lucent Enterprise ofrece ahora una tecnología, Intelligent Fabric, que aporta verdadera flexibilidad y agilidad de la red, con lo que garantiza la agilidad empresarial.  Proporciona una infraestructura resistente y de alta capacidad, y ofrece capacidades de despliegue automático y estructura de red de reparación automática para reducir los costes generales de las operaciones de TI. Esto se consigue con un equipo OmniSwitch 6350 de 48 puertos PoE que aborda la prioridad de la pyme: movilidad, colaboración, internet de las cosas e infraestructura de convergencia, para lo que se requieren de redes IP. Y los dos puntos de acceso IAP 205 OmniAccess WLAN  dan cobertura WIFI a toda la oficina y permite red de invitados.

VIDEOCONFENCIA

La videoconferencia es uno de los sistemas más utilizados por las empresas para comunicarse entre ellas, con los clientes y proveedores, ya que permite reuniones a distancia. Además con el sistemas GoFacing o Radvision posibilita la compartición de archivos entre participantes, desde cualquier dispositivo (Equipo de sala específico, ordenador, Tablet, móvil, terminales telefónicos SIP,…) y también desde cualquier plataforma (equipos de videoconferencia H.323, Skype, Lync,…). Todo es posible gracias a una comunicación punto a punto e incluso punto a multipunto sin límite de calidad o participantes. Los factores principales por los que las empresas utilizan estos sistemas son la reducción de costes en viajes y dietas, la inmediatez en la comunicación sin necesidad de organización previa, y el ahorro de tiempo efectivo a la hora de mantener una reunión de trabajo.

CARTELERIA DIGITAL

La cartelería digital para una agencia de publicidad tiene 2 versiones. Una es la imagen corporativa de la propia empresa, y otra dar un servicio de digital signage a sus clientes. La mejor carta de presentación de una agencia de publicidad es demostrar lo que mejor sabe hacer, publicidad y más aún con nueva tecnología, innovación y atractiva. Por esta razón el soporte de cartelería digital puede mostrar el book de trabajos realizados, bienvenidas personalizadas, interactividad a través de sensores, ofrecer servicios y otras aplicaciones. En cuanto al producto para la venta, es el futuro de la publicidad. Ya en muchos entornos se utilizan pantallas para mostrar contenido dinámico, que es mucho más atractivo. Cada vez más esta herramienta está empezando a cambiar el concepto “espacio” por el concepto “tiempo”, mucho más vendible al poder usarse el mismo espacio para varios anunciantes o mensajes. La posibilidad del control remoto y centralizado de la solución hace que sea una fuente de ingresos muy interesante para este tipo de empresas.

MONITOR INTERACTIVO

Sala de reuniones más productivas que nunca. Un monitor interactivo permite a estas empresas trabajar sobre los documentos con sus propias manos, poniendo en común con sus compañeros un mismo proyecto. Sin necesidad de cableados extra ni engorrosos punteros, el poder trasladar la pantalla del ordenador de trabajo a un monitor interactivo ayuda notablemente a la puesta en común de los proyectos. Al integrar un sistema de envío automático por correo electrónico de las modificaciones realizadas sobre la pantalla, el sistema se hace aún más útil para compartir los resultados de la reunión con los asistentes sin tener que hacer trabajos adicionales, tan solo pulsando un botón.

INTRUSIÓN

Todo negocio debería de proteger sus instalaciones cuando no hay nadie, y la mejor manera es confiar en personal profesional y preparado durante 24 horas/365 días al año, como Mass Security. Un sistema de alarmas es una muy buena opción. Tanto en una versión cableada como inalámbrica, avisa si hay una intrusión no deseada en tu negocio, y más cuando hay elementos de alto valor como ordenadores de coste elevado, Mac y dispositivos de impresión de alta calidad. Una solución sencilla y homologada hace que se eviten las falsas alarmas y que si hay cualquier incidencia se pueda reaccionar a tiempo. Además con soluciones Cloud el usuario puede interactuar con la alarma para hacerla más cómoda y aportar más funcionalidades (armar y desarmar, solicitar fotogramas, control domótico…).

CONTROL DE ACCESOS  Y PRESENCIA

En una oficina de entre 20 trabajadores encaja muy bien una solución que permita realizar el accesos y la presencia sobre el mismo terminal. Esto hace que se controlen las horas trabajadas, y en una Agencia publicitaria, donde se trabaja muchas veces de manera freelance, es importante tener un control automático. Estos sistemas son rápidos y pueden sustituir el uso de llaves para el acceso, y de manera automática estar haciendo el fichaje.

SISTEMA DE VIDEOVIGILANCIA. CCTV

Un sistema de CCTV sirve de elemento disuasorio para hechos no deseables, tanto para personal interno como externo. Con cámaras de alta resolución se evita tener que implantar un número excesivo, y con una o 2 cámaras bien ubicadas se pueden cubrir una zona diáfana de trabajo amplia sin convertirse en un problema por ser algo invasivo para el trabajador. Sin tener por qué ser una solución para controlar, puede ser una solución para proteger. Puede integrarse con otros sistemas como el control de accesos o el de intrusión con el objetivo de conseguir un mayor grado de seguridad. Hoy en día las cámaras IP, por su calidad y su diseño discreto suelen ser las más solicitadas en este ámbito. Permiten verse de manera remota para una vídeo verificación de alguna incidencia cuando no hay nadie trabajando.

INCENDIO

Un sistema de extinción de incendio es obligatorio, en una oficina de estas características lo más habitual es el uso de extintores (de CO2 para cuadros eléctricos y de polvo ABC para otro tipo de incendios). Esto supone tener revisados y no caducados los mismos por empresas homologadas, así como diseñar un plan de evacuación adecuado a las instalaciones dando una importancia especial a la señalética necesaria. Por otro lado, es recomendable la instalación de un sistema anti incendio basado en central, detectores y pulsadores, o en su defecto integrar este tipo de elementos con el sistema de intrusión mediante detectores autónomos o mediante la integración de ambas centrales.